Definitief streep door SneekermeerRun en samenwerking met gemeente Sûdwest Fryslân, gemeente dreigt met dwangsom als deelnemers wel gaan lopen.

Waar we met een heel team 1.5 jaar aan hebben gewerkt, is voor niets geweest. De SneekermeerRun op zaterdag 30 oktober 2021 gaat niet door en komt ook niet meer terug. Waar veel deelnemers en bewoners eindelijk naar uit keken, gaat niet gebeuren..

Als Sportvereniging Friesland hebben wij met verschillende gemeenten te maken om méér dan 50 evenementen per jaar te kunnen en mogen organiseren en daar zijn we trots op dat we in de afgelopen jaren goede samenwerkingen hebben opgebouwd.

Gemeente Sûdwest Fryslân is een geval apart. Waar veel gemeenten graag met je meedenken als het gaat om de draaiboeken, veiligheidsplannen en indelingen van een start en finishgebied, ziet het team vergunningen en de politie in Sneek liever geen evenementen. Je moet met elkaar er voor zorgen een mooi evenement veilig te kunnen gaan organiseren, helaas werkt dit bij deze gemeente anders en beëindigen wij de samenwerking per direct.

In de afgelopen 1.5 jaar is er veel contact geweest tussen de gemeente en in een later stadium ook de politie om het evenement te beoordelen en waar nodig aan te passen. Bij elk gesprek die er is geweest kwamen er nieuwe punten die nog niet waren verwerkt en/of aangepast moesten worden. Dit is geen enkel probleem en begrijpen wij volkomen als het gaat om de veiligheid van onze deelnemers en bezoekers, maar als er punten gaat benoemen die al in de documenten staan beschreven.. begin je je toch af te vragen of ze de documenten wel volledig lezen en/of gewoon een aantal punten zoeken om het evenement niet door te kunnen laten gaan.

Om de vergunning aan te vragen ligt er inmiddels een volledig draaiboek, verkeersplan, een indeling van vrijwilligers en 29 plattegronden (per kruispunt beschreven waar hekwerk komt te staan, waar de borden komen, waar verkeersregelaars staan, hoe de indeling is bij het start en finishgebied en zo kunnen we nog wel even doorgaan…).

Na een belangrijk gesprek op het politiebureau in Bolsward op donderdag 9 september is er afgesproken de laatste punten opnieuw te beschrijven en waar nodig extra vrijwilligers / deelnemer begeleiders neer te zetten om de veiligheid te kunnen waarborgen. Deze stukken zijn op 15 september opnieuw aangeleverd ter beoordeling waarop wij op 23 september weer een e-mail kregen met verbazingwekkende vragen/punten. 2 voorbeelden uit het laatste e-mail contact:

Gemeente: De drinkwatervoorziening moet voldoen aan bepaalde eisen. Hoe is dit geregeld?

Uit het draaiboek: De toevoer van water zal worden geregeld vanuit de brandput van Vitens.

Gemeente: Er is geen communicatiepost ingericht voor het portofoon verkeer. Hoe is dit geregeld?

Uit het draaiboek: Bij de start en finish staat een aanhangwagen waar een medewerker van de organisatie de communicatie tussen vrijwilligers en medewerkers in de gaten houdt en waar nodig hulpdiensten inschakelt. De EHBO staat in contact met de centrale post bij start en finish. Indien er onderweg iets gebeurd zal dit via de centrale post worden doorgegeven aan de EHBO zodat zij er naartoe kunnen. Per sector is een vrijwilliger/medewerker aanwezig met een portofoon. Op deze manier kunnen wij vanuit de centrale post snel schakelen bij noodgevallen en/of problemen in het start en finishgebied of op het parcours.

Gemeente: Het hardlopen op de openbare weg blijft een groot risico. Afzetten of snelheidsbeperkingen kan een oplossing zijn. Maar er moet goed over nagedacht worden op welke manier dit zo veilig mogelijk kan. Alleen het plaatsen van een bord van 30 kilometer per uur of een bord, met LET OP: hardlopers, is niet afdoende. Eerder is al aangegeven dat het verstandig is om de lopers in het reguliere verkeer mee te laten gaan. Bij drukke kruispunten kun je dit begeleiden.

Organisatie: Deze vraagstukken zijn enorm tegenstrijdig. Omdat er op iedere sector verkeersregelaars staan, zal er nooit verkeer achter onze deelnemers lopen. Zie ook het verkeersplan waarin dit is uitgelegd. Hierin staat ook beschreven hoelaat, en waar de verkeersregelaars komen te staan inclusief alle hekwerken en bebording.

Na alle aanpassingen in de afgelopen 1.5 jaar en de versoepelingen per 25 september 2021 van de corona maatregelen mochten wij dan toch eindelijk positief gaan kijken naar een mooi gesprek in Sneek op dinsdag 5 oktober 2021 om 13:00 uur waarbij alle punten waren benoemd in de stukken die waren aangeleverd en het evenement dan toch eindelijk kon gaan plaatsvinden.

Eénmaal aan het begin van het gesprek is al snel gebleken dat de gemeente en politie eigenlijk helemaal niet zitten te wachten op evenementen in dit gebied en dat iedere weggebruiker een gevaarlijke rijder is en géén rekening zal houden met onze deelnemers. Op deze reactie en dit gesprek hadden wij als organisatie absoluut niet aan gedacht en gehoopt. Met als laatste opmerking van de politie: ‘weet jij überhaupt wel hoe je een evenement moet organiseren?’.

Dit is bij ons in het verkeerde keelgat geschoten en is de samenwerking met de gemeente per direct beëindigd en zal er géén SneekermeerRun gaan plaatsvinden.

Wij bedanken alle beheerders van de bedrijven in recreatiegebied de Potten voor de toestemming voor het gebruik van het terrein en natuurlijk RCN de Potten voor de interesse in een mooie samenwerking voor dit evenement om de horeca te willen gaan verzorgen. Helaas gaat dit niet door.

Gemeente dreigt met dwangsom

Deelnemers mogen niet op eigen initiatief de route gaan lopen op zaterdag 30 oktober 2021. Mocht dit wel gebeuren riskeren wij als organisatie een dwangsom per ingeschreven deelnemer! Wij mogen als organisatie geen virtueel evenement organiseren, startnummers en/of medailles toesturen.

Belangrijke informatie voor de deelnemers:

Er zijn door de vele gesprekken en het uitstellen van het evenement enorm veel kosten gemaakt in de voorbereidingen van het evenement. Wij gaan als organisatie opzoek naar een passende oplossing om iedereen te gaan compenseren. De vorm waarin dit zal gebeuren gaan wij de komende dagen bekijken en uitzoeken. Hierover zal binnenkort meer informatie op de website komen.

We hopen hierbij alle deelnemers en medewerkers voldoende te hebben geïnformeerd.

Mochten er verdere vragen zijn, dan kun je contact opnemen via het formulier op www.SneekermeerRun.nl

Namens de organisatie,

Christiaan Valk

Valk Event Productions

Sportvereniging Friesland